1. Yhteisrekisterinpitäjät

Helsingin kaupunki, kaupunginhallitus

Espoon kaupunki

Vantaan kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilöt

Helsingin kaupunki, kaupunginhallitus
Helsingin kaupunginhallituksen rekisterinpitoon liittyviä vastuita ja tehtäviä kaupunginkansliassa koskevan päätöksen 7.3.2022 § 182 mukaisesti rekisterin vastuuhenkilönä toimii elinkeinojohtajan nimittämänä yritysten toimintaympäristöt -yksikön päällikkö.

Espoon kaupunki

Vantaan kaupunki, kaupunkistrategia- ja johto -toimiala, elinvoimapalvelut, elinkeinopalvelut

3. Rekisterin yhteyshenkilöt

Helsingin kaupunki; Viestinnän projektiasiantuntija, Pk-seudun ekosysteemisopimuksen koordinaatiohanke, kaupunginkanslia, elinkeino-osasto. Ensisijainen yhteyshenkilö.

Espoon kaupunki; Projektipäällikkö, Pk-seudun ekosysteemisopimuksen koordinaatiohanke, konsernihallinto, strategia ja kehittäminen

Vantaan kaupunki; Projektipäällikkö, Pk-seudun ekosysteemisopimuksen koordinaatiohanke, kaupunkistrategia ja johto -toimiala, elinvoimapalvelut, elinkeinopalvelut, elinkeinopalvelut.

Yhteystiedot

Helsingin kaupunki, Kirjaamo PL 10, 00099 Helsingin kaupunki

Espoon kaupunki, Kirjaamo, Siltakatu 11, 02770 Espoo

Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Tietosuojavastaavien yhteystiedot

Helsingin kaupungin tietosuojavastaava

tietosuoja@hel.fi

09 310 1691 (puhelinvaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

tietosuoja@espoo.fi

09 81621 (puhelinvaihde)

Vantaan kaupungin tietosuojavastaava

Mikael Valtomaa

mikael.valtomaa@vantaa.fi

040 071 3358

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset

HEVi-ohjelma on Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupunkien yhteinen innovaatio-ohjelma, joka vahvistaa pääkaupunkiseudun innovaatiotoimintaa ja -verkostoja. HEVin pohjana toimii valtion kanssa solmittu innovaatiotoiminnan ekosysteemisopimus, jonka puitteissa kaupungit luovat hankekokonaisuuden vuosien 2021-2027 aikana kasvua ja kilpailukykyä.

HEVi-ohjelman tapahtumista, uutisista ja yhteistyömahdollisuuksista tietojen saamiseksi on mahdollista liittyä HEVi-ohjelman postituslistalle. Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kohdentaa HEVi-ohjelman viestinnän ja markkinoinnin yhteisrekisteriin kuuluville viestintää sekä tapahtumamarkkinointia.

Käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Keskeinen lainsäädäntö

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

• Tietosuojalaki (1050/2018)

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, valinnainen HEVi-ohjelman kärkiteemavalinta viestinnän kohdistamiseksi.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

7. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle)

EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission vakiolausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Rekisterin kuuluvia tietoja säilytetään Microsoftin M365-palvelussa. Microsoft Corporation kuuluu EU-US tietosuojakehyksen piiriin, joka mahdollistaa tietojen siirrot sen palveluissa.

8. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietoja käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan asianhallintasuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä päätöksentekoon eikä profilointiin.

10. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään ohjelmakauteen (2021-2027) kytkeytyvän ohjelmakoordinaation toiminnan ajan. Rekisteröity voi milloin tahansa pyytää tietojensa poistamisen, jolloin ne poistetaan rekisteristä.

11. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät osoitteesta: https://www.hel.fi/helsinki/fi/kaupunki-ja-hallinto/tietoa-helsingista/tietosuoja/tietosuojasta-tarkemmin

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi, Puhelinvaihde: 029 56 66700